看！这所大学如何打造采购内控管理的“加强版”
转自：中国政府采购报
随着高校事业的不断发展，采购规模不断扩大，作为服务高校高质量发展的重要抓手，采购工作在高校内部治理中承担着越来越重要的任务。高校采购具有政策性强、风险大、关注度高等特点，加强采购内控建设，对于推动高校治理能力现代化具有重要意义。
近年来，内蒙古大学始终坚持“依法依规、公开公正、廉洁高效”的采购理念，不断加强采购内部控制建设，建立了一套“实施有章法、运行有机制、过程有监管、措施有保障”的采购内控体系，实现了采购管理制度化、制度流程化、流程信息化的运行机制。
建立健全采购体制机制是做好内控管理的基础
为适应高校发展面临的新形势新要求，不断规范学校采购管理工作，切实提高采购效率，防范和化解采购风险，内蒙古大学不断理顺采购管理机制，建立健全采购内控体系，完善采购管理流程。
首先，夯实责任，确保采购规范有序。按照“不相容岗位分离”的内控要求，内蒙古大学在充分梳理采购业务流程的基础上，制定了《内蒙古大学资产管理处岗位责任制清单》，明确了各科室的岗位职责和责任划分，采购一科主要负责采购业务的管理工作，采购二科主要负责采购业务的实施工作，国有资产管理科负责采购验收，形成了“各司其职，分权制衡，管采验分离”的采购管理格局。同时，学校建立了“采购1+N责任体系”，明确采购各环节责任人的具体职责和业务时限要求，从制度入手夯实采购相关主体职责，明晰责任边界，强化采购人主体责任，构建各方相互协作、相互制衡的运行机制。
其次，健全制度，确保采购合法合规。内蒙古大学不断完善采购内控制度，形成了以《内蒙古大学采购管理办法（试行）》为统领，《内蒙古大学采购工作纪律暂行规定》《内蒙古大学采购特邀监察员制度暂行办法》《内蒙古大学采购代理机构管理办法》《内蒙古大学外贸代理机构管理暂行办法》4个配套制度为辅的采购管理制度体系，在确保采购业务有章可循的基础上，强化相关主体责任并建立了特邀监察员监督制度，形成了政策功能完备、法律制度完善、监管机制健全的采购内控管理机制，采购管理水平不断提升。
最后，强化流程，确保采购执行有效。在充分梳理采购流程的基础上，内蒙古大学坚持让制度流程化，致力于通过流程图、动画等形式让采购工作更通俗易懂。例如，制定了一系列业务流程图，配套编制了15个涵盖采购全流程的视频业务指南。
推进采购数字化是抓好内控管理的重要手段
近年来，内蒙古大学积极探索采购数字化之路，致力于用信息化手段加强内控，将采购制度内嵌于信息系统中，建设了涵盖采购全流程的管理平台，实现了采购主要业务线上办理，做到了“数据多跑路，老师少跑腿”。
首先，全流程线上办理提高采购效率。内蒙古大学围绕采购管理内控制度，以信息化技术为手段，不断探索推进采购业务线上办理，目前已实现涵盖采购意向、采购需求、采购申请、采购执行、采购合同发起、验收备案等采购全流程业务线上办理，学校师生可足不出户完成采购主要工作。学校建设的网上竞价/比选功能为采购人和供应商之间搭建了线上无接触式的采购交易桥梁，缩短了采购时限，提升了采购效率；评审专家抽取功能实现了在线抽取专家，保障了采购评审工作的公正性。信息化手段的应用使学校采购管理更加科学、规范、高效，保障了采购内控制度有效落地和执行。
其次，互联互通减少管理漏洞。采购工作上下游涉及业务较多，前端连着预算，后端连着资产和财务。为提升采购效率，减少数据重复录入，内蒙古大学积极探索采购管理系统与人事、资产、财务等相关系统对接，一方面，采购与资产的无缝对接缩短了信息传递的时间，减少了人为录入的工作量和失误，提升了采购工作效率；另一方面，通过与财务系统对接，实现了财务数据与采购和资产数据的自动关联和核对，做到了小额零星采购“只管买、无需报”，减少了人工干预和差错率，使整个业务流程更加规范、透明，减少了管理漏洞和风险，确保资金使用的合规性和安全性。
加强信息公开是保障内控管理的必然要求
为进一步加强政府采购信息公开，提高政府采购透明度，在内蒙古自治区财政厅的大力支持下，内蒙古大学不断加强采购信息公开力度，接受社会监督，全面推进“阳光下”采购。
通过对学校采购管理平台升级改造，不断提升信息共享的能力，实现了学校采购信息在内蒙古自治区政府采购网——“内蒙古自治区限额以下采购信息发布专区”的发布，拓宽了信息发布渠道，提升了采购寻源的效果。
实施采购专管员制度是提升内控水平的重要途径
《内蒙古自治区财政厅关于加强政府采购管理推动建立政府采购专管员制度的通知》下发后，内蒙古大学高度重视，积极推行采购专管员制度，择优选配政府采购专管员3名，负责宣传和落实政府采购法律法规和规章制度，不断完善学校采购内控制度，全程跟踪、指导和监督二级单位政府采购项目的各实施环节，审核把关，及时发现问题并纠正问题。同时，积极组织采购专管员通过“线上+线下”等各种方式参加业务培训，切实提升依法采购、规范采购、高效采购的能力。
（作者单位：内蒙古大学）
编辑|张舒慧