思维导图与线上看板
一、提出背景
机关部门内部工作人员间“闲”“忙”不均,部门间推诿扯皮,监督重点工作推进占用精力过多等“大企业机关病”普遍存在。如何解决好这些问题成为提升大企业机关工作效率,构建现代化企业管理机制的重要课题。
二、主要做法
利用钉钉软件建立重点工作督导工作群,在群内设计日常工作督导、重点工作督导和复杂工作分析三个表格作为平台并建立工作流程。成立工作领导小组,领导小组负责安排重点工作,并通过矿级线上重点工作督导平台随时查看重点工作推进情况,对思维导图工具应用和复杂工作分析把关定向。
1.日常工作督导平台
每月初由督察办公室建立日常工作记录表,参照工作日志的形式,按照流水账格式,由各部室在日常工作督导表格中记录日常工作,反映各部室总体工作量,作为对部门绩效考核的依据。各部室自行建立的日常工作督导表格,记录每名管理人员的日常工作内容,作为对个人绩效考核的依据。
工作流程为:督查办建立工作表；各部室确定填表负责人；填表负责人每天汇总工作内容并在工作表中填写；督查办监督填写情况,并落实考核。
2.重点工作督导平台
建立重点工作记录表(甘特图),将上级和公司领导安排的重点工作,按照时间顺序详细记录推进工作内容,反映工作进程,作为重点工作推进考核的依据。
工作流程为:督查办建立工作表；督查办确定重点工作牵头部门和分管领导；牵头部门负责人接到通知12小时内,建立重点工作分项表单或甘特图,每天汇总工作内容并在分项表单中填写；各部室每天早会通报分管领导安排重点工作落实情况；督查办监督牵头部门填表情况,每天早会通报主要领导安排重点工作推进情况并落实考核。
3.复杂工作分析平台
建立复杂工作分析表,对于需要多部室参与或制约因素较复杂的工作,由牵头部门组织“头脑风暴”,在分析表中绘制思维导图,形成解决方案。
工作流程为:督查办建立工作表；督查办确定复杂工作牵头部门；牵头部门负责人接到通知24小时内,组织“头脑风暴”,绘制思维导图；督查办监督填写情况,并落实考核。
三、取得效果
通过思维导图工具与线上督导平台相结合的方式,彻底解决了机关部门工作落实中存在的日常工作分配不均,重点工作责任划分不清,复杂工作分析不周全,思维导图工具应用与实际工作联系不够紧密等问题。实现了重点工作推进情况实时监控,提高了复杂问题分析的协同效率,降低了上下级沟通成本,探索出了一条提升国有企业机关工作效率的新路径。