电子通信会议，并非想象中那么简单
导语
当新公司法打开电子通信方式召开会议和表决合法有效的大门时，各家公司的“三会”会议管理者，必须以更高的专业标准和更谨慎的态度，来面对电子通信方式在“三会”会议中的应用
文/王志刚
2023年12月修订的新公司法，在第一章总则中新增了一条规定：“公司股东会、董事会、监事会召开会议和表决可以采用电子通信方式，公司章程另有规定的除外。”正如全国人大常委会法工委负责人解读的那样，新公司法明确采用电子通信方式召开会议和表决的法律效力，意在“充分利用信息化建设成果”。对深陷“三会”会议事务的各家公司来说，是不是可以伸开双臂、热情拥抱“三会”会议的“电子通信时代”呢？
且慢，新公司法明确电子通信方式参会效力的同时，也新增了股东会和董事会决议不成立的规则，新公司法整体而言对“三会”的程序要求是提高而非降低。新公司法将司法实践中的会议决议效力“三分法”引入法律条文，如果股东会和董事会在会议的召集、召开和表决上存在问题，将可能导致会议作出的决议被认定为不成立、可撤销或无效。
当新公司法打开电子通信方式召开会议和表决合法有效的大门时，各家公司的“三会”会议管理者，必须以更高的专业标准和更谨慎的态度，来面对电子通信方式在“三会”会议中的应用。
何谓“电子通信方式”？
电子通信简称“电信”，就是以电子技术和设备实现信息传输，包括传统的电话、无线电、通信网络，也包括新兴的互联网、传感器网络、物联网、无线网络等。《中华人民共和国电信条例》规定，电信“是指利用有线、无线的电磁系统或者光电系统，传送、发射或者接收语音、文字、数据、图像以及其他任何形式信息的活动”。
电子通信方式在会议中被采用早已有之，电话会议、电视会议、网络视频会议已是正常的会议召开方式之一，以腾讯会议为代表的移动网络会议也渐成工作的常态。至于以传真、电子邮件、微信方式传送表决票，更是快捷办公的基本操作。
采取电子通信方式召开或参加会议，有如下几个特点：一是实际非现场，会议参与者全部或部分不在现场，或通过网络虚拟的会议场所召开会议，或部分参会者以会议组织方提供或允许的电子通信方式接入会议现场；二是即时信息交互，参会者有条件实现对会议信息的即时获取和反馈；三是电子信息存在，会议签到、议案报告、发言、现场表决均以电子信息的方式呈现与存在，并且必然面临着会议事实证明和会议文件管理方面的现实问题。
采取电子通信方式表决，如果会议是电子通信方式召开，电子通信表决就是该会议程序的一部分；如果参会者未参加会议的其他部分程序，只是按照会议通知要求采取电子通信方式表决，对该参会者而言，表决即为参会，最为典型的就是上市公司股东大会网络投票。
显而易见，采用电子通信方式召开会议和表决，与常规的现场会议和现场举手表决、现场投票表决，在会议程序和会议管理上有着相当大的差异。
就“三会”的召开方式而言，可分为现场会议、非现场会议，非现场方式包括了电子通信方式和非电子通信方式。这种两级“二分法”的前者均为会议召开的主要方式，是被法律所认可的方式，而后者则是需要公司有相关规则来明确的。
“三会”会议召开与表决方式的规则
公司法关于“三会”的会议召开与表决方式，是作为公司自治范畴的事项来规制的。股东会、董事会、监事会的“议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定”。新公司法总则第二十四条关于“三会”以电子通信方式召开和表决的规定，也只是规定“可以采用”，并明确“公司章程另有规定的除外”，仍然坚守了公司治理事项的自治基本原则。
从新公司法条文来看，公司“三会”会议的召开和表决方式虽然鲜有明文规定，但现场会议为“三会”会议召开的正规方式，这一点是不言而喻的。在这一假设之下，新公司法对于公司“三会”的召开和表决方式，做了如下不同制度安排：
不召开：以签署“决定”替代召开会议
新公司法规定，对有限公司股东会职权内的审议事项，股东以书面形式一致表示同意的，可以不召开股东会会议，直接作出决定，并由全体股东在决定文件上签名或者盖章。这不仅仅是决策文件的名称问题，而且是股东因追求效率而同意放弃遵循会议规则，放弃了会议程序对于内容审查和审议结果有效性的特别保护。基于禁止反言的原则，书面一致同意和全体成员的签署，排除了公司法关于会议召集召开和表决程序规定的适用，也保障了所做出的“决定”的有效性。
现场召开：履行规制的召集和表决程序
公司法对公司“三会”的职责都做了明确规定，公司章程对“三会”的召集召开和表决有具体规定，正常履行程序召开的“三会”会议一般不会存在决策效力问题。
新公司法规定，如果股东会、董事会未召开会议或未表决而直接作出决议，或出席数量、同意决议数量未达规定，则会议决议不成立；如果会议召集程序、表决方式违反法律法规或公司章程，股东自决议作出之日起60日内，可诉请撤销；如果会议召集程序或者表决方式仅有轻微瑕疵，对决议未产生实质影响的除外。
召开现场会议，可以结合部分非现场参会方式，包括电子通信方式或其他方式参会和表决。电子通信方式是一种法律明文认可其效力的非现场参会方式，其他非现场参会方式就需要公司章程作出具体规定。
现场会议作为规则完备、程序可靠的一种会议方式，理应成为各类公司“三会”会议基本方式。《上市公司章程指引》规定，股东大会以现场会议形式召开，还提供网络投票方式便利股东参加股东大会，股东通过上述方式参加股东大会的视为出席；股东大会采取记名方式投票表决。这样的规则，就非常明确地解决了“现场+通信”会议各方面的实际问题。
非现场召开：自治规则保障下的决策效力
新公司法认可电子通信方式召开会议与表决的效力，但仍然是以公司章程的具体规定为基础。由于该规定并非强制规定，因此以非电子通信方式召开非现场会议并非不可行，但前提是应在公司章程、“三会”议事规则中有相应的规则，否则未来会在“是否召开会议”“是否计为出席”这类问题上产生争议。
以“书面传签”方式召开董事会会议，是部分上市公司非现场会议的一种操作方式。2021年印发的《银行保险机构公司治理准则》规定：“董事会决议可以采用现场会议表决和书面传签表决两种方式作出。”如果依据或参考此规则而采取这种非现场会议方式，那么首先需要分清会议召开方式和表决方式的不同，其次需要在公司章程中对于书面传签完成会议程序作出具体规定并据此执行。否则，可能会在董事会会议的召集程序上出现合规问题。
《上市公司章程指引》对董事会会议的召开方式以现场会议为常规设置，对于董事会决议表决方式条款注释为“选择性条款”，由公司自行决定是否采纳。在保障董事充分表达意见的前提下，董事会临时会议可以用其他方式进行并作出决议，并由参会董事签字。这也是将非现场会议的规则交由公司自行制定。
“三会”采用电子通信方式面临的挑战
参会者的身份确认
基于电子通信方式的非现场、非面对面特点，对会议组织者而言，需要确定收到会议通知、反馈参会信息、会场电子呈现、电子通信表决的主体，就是公司“三会”本应出席的主体。这一点对于上市公司而言可能不成问题，所有股东都在结算公司有登记，参会的股东要做会议登记，董事和监事都提供了联系用的电子邮箱；股东大会通过网络投票的股东，则更是有支持投票系统的投资者网络服务身份认证，上市公司根本不需要考虑参会股东的身份确认问题。但对有限公司而言，如何在不引发不良影响的情况下完成对通信参会者的身份确认，就需要会议组织者在公司治理工作中统筹规划，提前做好基础的信息管理。
参会者的出席确认
采用电子通信方式召开会议或进行表决，会增加出席人数、股东代表股权数量确认与计算的难度。出席人应当以签到为准还是以参加表决为准，还是以电子呈现为准？如果没有明确的规则，无论是参会者还是主持人，都会在会议中处于不断制造问题、发现问题的混乱之中。
财达证券董事会议事规则规定，非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。这一规则对于董事会、监事会，甚至非上市公司的股东会，确定电子通信出席人员都很有借鉴意义。
参会者的意见记录
股东会需要记录不同股东在会议上的意见，董事会需要记录议案的汇报和辩论，对董事来说，经证明在表决时曾表明异议并记载于董事会会议记录的，还可以免除相关决议的个人责任。当“三会”采取电子通信方式，如何记录、留存出席股东和董事、监事在会议上的发言和表决意见，在当前要求抓好“关键少数”、要求董事履职尽责的形势下，具有特别的现实意义。针对不同的电子通信会议和表决方式，采取相应信息记录和文档制作、保存措施，保证真实、全面、准确地记录会议全程信息，理应在相关会议规则中得到明确。
“三会”采用电子通信方式的制度建设
电子通信方式的适用会议管理
电子通信参会虽可通过信息系统为“三会”会议创造便利，但现场会议可以展现审议事项的各方面信息、参会各方的不同看法、会议过程中的辩论与补充说明，这些都是非现场的通信参会者或通信表决者难以获得的信息，某些信息可能会影响通信参会者表决的最终意见。
2013年印发的《商业银行公司治理指引》规定：“商业银行章程应当规定，利润分配方案、重大投资、重大资产处置方案、聘任或解聘高级管理人员、资本补充方案、重大股权变动以及财务重组等重大事项不得采取通信表决方式。”“董事会会议采取通信表决方式时应当说明理由。”笔者认为，审议年度和半年度报告的定期会议，不应采取电子通信方式召开；审议重大事项，审议关联交易等敏感事项、有争议和分歧的事项，均不应采取电子通信会议；采用电子通信表决，应保障参会人全面掌握会议信息和动态。
电子通信参会的适用主体管理
公司“三会”会议的参会者有不同的角色，股东会上董事长是主持人，审议事项的汇报人通常是董事会的代表，也可能是股东提案的股东代表，出席的股东是会议的决策者；董事会和监事会会议主持人是董事长、监事会主席，出席的董事、监事有的可能是提案人，有的是专门委员会的负责人或独立董事，须发表专门委员会和独立董事意见。主持人是会议议程的负责人和组织者，除整个会议采取电子通信方式召开的外，主持人如果不在会议现场将难以掌控整个议程，因此原则上不能以电子通信方式参会；如果董事长因故无法在现场主持，应委托副董事长或其他董事主持，董事长可以电子通信方式参会或表决。“三会”议案的提案人、审议事项的汇报人，是否适合采用电子通信方式参会，根据会议审议事项和参会者的具体通信方式来确定，判断的标准是电子通信参会是否影响议案的正常审议。
采用电子通信的会议程序管理
针对电子通信方式会议的特点，“三会”会议组织者更需要建立会议全流程管理的规则。在会议召集阶段，会议召集人须根据拟上会议案判断可否采用电子通信会议或通信表决；在会议通知环节，要保证参会者在合理时间内收到议案及相关资料，对参会者出席和表决方式等进行登记；在会议召开前，对参会者反馈意见进行归集和汇总，由主持人在会议审议时进行补充说明；在会议开始时按照规定进行出席确认，会议议程尽可能保证参会者的信息同步与信息共享，表决程序需根据会议召开方式和表决方式明确有效表决的形式与时间要求，多种表决意见的效力确定规则，会议文件的形成、会后签署与管理。凡此种种，均应纳入电子通信会议规则。
电子通信会议的公共资源建设
通信会议和表决是公司“三会”会议管理与时俱进的应有之举，但现实中众多中小型公司在会议管理经验和技术实现手段等方面都多有不足，迫切需要有关部门在会议规则与技术平台上给予公共资源的支持。
新公司法明确了电子通信会议和表决的法律效力，但缺乏可操作性的会议规则指引，众多公司要么茫然无措，要么置之不理。如果组织相关协会拟定通用型的电子通信会议规则指引，供各家公司选择采用，将有助于电子通信在“三会”会议上的规范应用，也可减少无意义的规章建设。
电子通信方式召开的“三会”应当以会议过程为中心，关注参会人在会议中的意见。可共享的电子身份认证系统，将极大提升电子通信会议方式中，对参会者、表决者的身份确认效率和质量。这种身份认证系统在当今社会越来越普遍，如社保认证、工商登记认证，完全可以通过某个相关系统的认证接口开放，实现“三会”电子通信参会的直接认证。
如今我们通过腾讯会议系统召开工作会议，通过微信群召开临时碰头会议，电子通信的会议已是我们日常工作的一部分。但当这些通用的电子会议系统对标“三会”规则时，我们会发现这些便捷的系统无法满足“三会”会议管理的基本要求。因此，对现有即时电子会议系统进行适用性升级，如同淘宝可以成为法院拍卖的平台一样，笔者相信适合公司“三会”会议管理的电子会议系统不会是我们这个时代的奢望。